Senior adviseur financiën en bedrijfsvoering

Dit ga je doen

Functieomschrijving

Ben jij financieel sterk, heb je brede ervaring met bedrijfsvoering en zorg je ervoor dat zaken geregeld worden, ook als er veel tegelijk speelt? Voor de directie Bestuurlijke en Politieke Zaken (BPZ) van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) zoeken we een adviseur die overzicht houdt, snel schakelt en zowel financieel als organisatorisch de regie kan nemen.

In deze functie komen financiën, bedrijfsvoering en logistiek samen. Je zorgt voor een goed georganiseerde Planning & Control-cyclus, betrouwbare budgetinformatie en zorgvuldig financieel beheer. Tegelijkertijd ben je een belangrijke schakel bij uiteenlopende bedrijfsvoeringsvraagstukken. Je ondersteunt het management, de bestuursraad en bewindspersonen, coördineert werkzaamheden en schakelt met partijen als FEZ, FMH, OBP en SSC-ICT. Van een financieel vraagstuk tot een facilitaire of logistieke uitdaging: jij doorgrondt wat er nodig is en zorgt dat de juiste acties worden uitgezet.

Het betreft een tijdelijke functie voor minimaal 6 tot 12 maanden. We zoeken iemand die snel zelfstandig inzetbaar is, ervaring heeft met zowel financiën als bedrijfsvoering en energie krijgt van een veelzijdige functie waarin adviseren, organiseren en aanpakken hand in hand gaan.

Wat ga je doen als senior adviseur financiën en bedrijfsvoering?
Je werkt onder verantwoordelijkheid van het Hoofd Bedrijfsvoering, Kabinet & Protocol (BKP) en ook de directiecontroller. Je werkt nauw samen met het Secretariaat BPZ, de Financieel Administratief Medewerker en de andere teams binnen de directie. Je bent een verbindende schakel tussen BPZ, de financiële functie van VWS en diverse interne en externe partners.

Financiën en Planning & Control

Je coördineert de totstandkoming en uitvoering van het bestedingsplan en draagt bij aan financiële besluitvorming over de inzet van middelen. Je stelt begrotingen en financiële adviezen op of beoordeelt deze, bewaakt budgetten en budgetrealisatie en voorziet het management en MT tijdig van heldere managementinformatie.

Je signaleert financiële risico’s en afwijkingen, adviseert over bijstellingen en bewaakt dat middelen rechtmatig en doelmatig worden ingezet. Ook draag je bij aan interne controles, administratieve organisatie en interne controle (AO/IC), risicomanagement en het verbeteren van financiële processen.

In SAP/3F verwerk en controleer je verplichtingen en budgetaanpassingen en actualiseer je de bestedingsplannen. Daarnaast verzorg je de achtervang voor betalingen, beheer je de kleine kas en verzorg je de kwartaalverantwoording aan FEZ. Je stemt financiële vraagstukken af met FEZ, financieel adviseurs van andere VWS-directies en team Eigenaarsadvisering, onder meer over betalingen aan agentschappen.

Brede bedrijfsvoering en dienstverlening

Financiën is een belangrijk onderdeel van je werk, maar zeker niet het enige. Je bent ook een belangrijk aanspreekpunt voor de dagelijkse bedrijfsvoering van BPZ. Je adviseert het management en MT, ondersteunt het secretariaat bij bedrijfsvoeringvraagstukken en zorgt voor een heldere taakverdeling tussen financiële ondersteuning, secretariaat en bedrijfsvoering.

Je coördineert en bewaakt inkoopprocedures en de bijbehorende processen in Onventis. Daarnaast stem je met FMH en OBP af over facilitaire, huisvestings- en personele aangelegenheden en coördineer je nieuwe SSC-ICT-trajecten en de implementatie daarvan binnen BPZ. Ook lever je managementinformatie aan, bereid je relevante overleggen voor en draag je bespreekpunten aan. Waar nodig vervang je het Hoofd BKP bij deze overleggen.

Je onderhoudt actief contact met de betrokken partijen, vraagt door wanneer informatie ontbreekt en zorgt dat vragen en knelpunten bij de juiste mensen terechtkomen. Daarbij heb je oog voor de dienstverlening aan de bestuursraad en bewindspersonen. Je kunt snel inschatten wat prioriteit heeft, handelt voortvarend en houdt zicht op de voortgang totdat zaken zijn geregeld.

Coördinatie bij bijzondere gebeurtenissen

Ook bij bijzondere gebeurtenissen, zoals een kabinetswissel en de komst van nieuwe bewindspersonen, speel je een belangrijke rol. Je coördineert de benodigde logistieke en bedrijfsvoeringwerkzaamheden en stemt deze af met onder meer BKP, het secretariaat, Financiële Administratie, Protocol, FMH, OBP, SSC-ICT en waar nodig BZK en andere betrokken partijen.

Daarnaast coördineer je werkzaamheden rond de begrotingsbehandeling en ben je aanspreekpunt voor uiteenlopende bedrijfsvoeringsvragen. Je beheert de dienstpostbus DBPZ Bedrijfsvoering en zorgt dat verzoeken en acties zorgvuldig worden opgevolgd.

Wat maakt deze functie interessant?

Je krijgt een veelzijdige opdracht waarin je financiële expertise combineert met brede bedrijfsvoering en praktische coördinatie. Je hebt contact met verschillende organisatieniveaus en werkt samen met uiteenlopende specialisten en dienstverleners. Dat vraagt om inzicht, organisatiesensitiviteit en een aanpakgerichte houding.

Omdat het om een tijdelijke vervanging gaat, is het belangrijk dat je snel je weg vindt in de organisatie, zelfstandig werkzaamheden oppakt en prioriteiten stelt. Je hoeft niet op ieder bedrijfsvoeringsterrein specialist te zijn, maar je moet wel begrijpen hoe de verschillende processen samenhangen en voldoende ervaring hebben om vraagstukken zelfstandig te coördineren.

Functie-eisen

• Hbo- of wo-werk- en denkniveau en relevante ervaring in zowel financiële werkzaamheden als bedrijfsvoering binnen een complexe organisatie;
• Ervaring met bedrijfsvoering en dienstverlening: Je kunt uiteenlopende bedrijfsvoeringsvraagstukken coördineren, schakelt gemakkelijk met verschillende interne en externe partijen en begrijpt wat nodig is om management, bestuursraad en bewindspersonen goed te ondersteunen;
• Ervaring met financiën en Planning & Control: Je hebt kennis van begrotingen, budgetbeheer, financiële advisering en het bewaken van budgetrealisatie. Kennis van overheidsfinanciën en de werkwijze van het Rijk is belangrijk voor deze rol;
• Ervaring met financiële systemen, bij voorkeur SAP/3F: Je kunt financiële gegevens verwerken en controleren en deze vertalen naar bruikbare managementinformatie;
• Analytisch: Je doorgrondt vraagstukken snel, signaleert risico’s en afwijkingen en weet hoofd- en bijzaken te onderscheiden;
• Organisatiesensitief: Je organiseert en coördineert werkzaamheden planmatig, stelt prioriteiten, handelt waar nodig snel en communiceert helder in woord en geschrift.

Dit krijg je

• Salaris: Schaal 11  €4.132 - €6.275 (bruto)
• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd
• Contractduur: 12 maanden
• Uren per week: 32 - 36 uur
• Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 36 uur.

Meer over jouw toekomstige afdeling

De directie Bestuurlijke en Politieke Zaken (BPZ) is verantwoordelijk voor de ondersteuning en advisering van de politieke en ambtelijke top van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS). BPZ heeft tot kerntaak om met de directies te zorgen voor tijdige en kwalitatief hoogwaardige advisering die leidt tot goede besluitvorming door de politieke en ambtelijke top. Als regisseur/procescoördinator is de directie BPZ een verbindende schakel tussen directies en uitvoeringsorganisaties en van en naar bewindspersonen, de Bestuursraadleden en ook intra- en interdepartementaal en naar het parlement. Daarnaast heeft de directie tot taak om de plaatsvervangend secretaris-generaal (pSG) te ondersteunen in haar eigenaarsrol van de uitvoeringsorganisaties.

BPZ is georganiseerd in acht teams: Eigenaarsadvisering, Bestuurlijke Advisering, Stukkenstroom, Politieke advisering, Managementondersteuning, Beveiliging/BVA, FG en Bedrijfsvoering, Kabinet & Protocol. Bij de directie werken ruim 80 mensen.

Het is een dynamische en politiek-bestuurlijke omgeving waarin maatschappelijke en beleidsmatige ontwikkelingen direct invloed kunnen hebben op prioriteiten en werkzaamheden. De functie vraagt om een proactieve, flexibele en breed inzetbare professional die rust en overzicht bewaart, ook in ad-hocsituaties. Je werkt samenwerkingsgericht, komt afspraken na en weet verschillende belangen en perspectieven mee te nemen in advisering.

De functie kan in de toekomst veranderen in accent of inhoud. Flexibiliteit en bereidheid om voorkomende bedrijfsvoeringvraagstukken binnen BPZ op te pakken zijn daarom essentieel.